Reisekostenerstattung ohne Originalbeleg nicht möglich

Question

Bei uns ist es ein Problem, die Reisekosten der Mitarbeiter zügig zu erstatten. Das hat zwei Gründe: 1) es wurde ein neues IT-System im Rechnungswesen eingeführt, das zu verzögerte Bezahlungen führt 2) Die Reisekostenabrechungsstelle ist zu dünn besetzt.

Nun kam gerade eine Mail, dass wenn ein Mitarbeiter nicht die Originalbelege durch interne Post geliefert hat, ist die Auszahlung nicht möglich.

Der Mitarbeiter muss bei der Reisekostenabrechnung alle Belege einscannen und selber detailliert eintragen bezüglich Steuer usw. Zusätzlich muss er die gleiche Belege im Original weiterleiten. Vergisst er das, kriegt er keine Zahlung.

Wir fragen uns, ob das rechtlich notwendig ist? Kann die Zahlung aus diesem Grund zurückgehalten werden?

§§Reiter · Answer

Das wird so vermutlich niemand beantworten können. Die Frage ist, wie das in Euren Arbeitsverträgen bzw. in Eurem Tarifvertrag geregelt ist.
Unser TV z.B. bezieht sich auf das Bundesreisekostengesetz (das gilt eigentlich für Beamte & Richter des Bundes) und in diesem steht:
"Dienstreisende erhalten auf Antrag eine Vergütung der dienstlich veranlassten notwendigen Reisekosten. Der Anspruch auf Reisekostenvergütung erlischt, wenn sie nicht innerhalb einer Ausschlussfrist von sechs Monaten nach Beendigung der Dienstreise schriftlich oder elektronisch beantragt wird. Die zuständigen Stellen können bis zum Ablauf von sechs Monaten nach Antragstellung die Vorlage der maßgeblichen Kostenbelege verlangen."

seehas · Answer

Vermutlich will euer Arbeitgeber damit verhindern, dass die gleichen Belege dann nochmal in der eigenen Steuererklärung der Mitarbeiter auftauchen. Wir hatten da mal eine Diskussion wegen Weiterbildungsgebühren, wenn der Mitarbeiter sich selbst angemeldet hat. Unser Personalchef hat da wohl mal einen Rüffel vom Finanzamt erhalten. Die sehen das als Beihilfe zum Steuerbetrug.

celestro · Answer

Ein MA, der einen Anspruch geltend machen will, muss diesen schon nachweisen. Das System sollte mMn der Mitbestimmung des BR unterliegen. Gibt es eine Betriebsvereinbarung dazu?

ganther · Answer

ich würde mich mal mit dem Thema GoBD beschäftigen. Ggf. ist der AG nämlich sogar gezwungen die Belege im Original vorzuhalten. Unser digitales Ablagesystem war auch nicht GoBD-konform und daher geht bei uns auch nichts mehr ohne Original