Bei uns ist es ein Problem, die Reisekosten der Mitarbeiter zügig zu erstatten. Das hat zwei Gründe: 1) es wurde ein neues IT-System im Rechnungswesen eingeführt, das zu verzögerte Bezahlungen führt 2) Die Reisekostenabrechungsstelle ist zu dünn besetzt.

Nun kam gerade eine Mail, dass wenn ein Mitarbeiter nicht die Originalbelege durch interne Post geliefert hat, ist die Auszahlung nicht möglich.

Der Mitarbeiter muss bei der Reisekostenabrechnung alle Belege einscannen und selber detailliert eintragen bezüglich Steuer usw. Zusätzlich muss er die gleiche Belege im Original weiterleiten. Vergisst er das, kriegt er keine Zahlung.

Wir fragen uns, ob das rechtlich notwendig ist? Kann die Zahlung aus diesem Grund zurückgehalten werden?