Wann muss /darf ein Wahlvorstandsmitglied nicht an einer Wahlvorstand-Sitzung teilnehmen?

Wenn Du nicht hingehst bist Du verhindert. Punkt.

Warum legt ihr Eure Termine nicht so, dass alle teilnehmen können?
Für den Fall der Verhinderung gibt es Ersatzleute, und die Beschlussfähigkeit ist eindeutig geregelt.